Инвойсом (англ. Invoice) называют документ, который используется в международной торговле, предоставляемый продавцом товара (услуг) его покупателю, и содержащий цену и стоимость за определенную партию товара (услуг). Инвойс является основным коммерческим документом, подтверждающим стоимость декларируемого товара. Инвойс может быть выписан как в бумажном, так и в электронном виде.
Наличие инвойса является обязательным условием для проведения таможенного декларирования и таможенного контроля при импорте либо экспорте товаров. На основании данных, указанных в инвойсе, производится определение таможенной стоимости декларируемой товарной партии, на основании которой рассчитываются таможенные пошлины, налоги и сборы.
Инвойс составляется продавцом обычно на английском языке или языке той страны, куда импортируется товар. Не существует строго регламентированного формата инвойса, поэтому он может иметь разный вид, но обычно представлен в виде текста и таблицы с обязательным указанием следующей информации:
- Дата составления и номер инвойса, помогающие идентифицировать и отслеживать инвойс;
- Информация о сторонах - реквизиты продавца и покупателя: полное наименование, юридический адрес и фактическое местонахождение, номер телефона и адрес электронной почты;
- Описание товаров или услуг - детальное указание того, что является предметом сделки: название, описание и характеристики, по которым покупатель может однозначно идентифицировать приобретаемый товар либо услугу;
- Количество и полная цена, указанная в валюте контракта. Если оплата происходит в другой валюте, то необходимо указать курс пересчёта. Позволяет увидеть стоимость каждого элемента и общую сумму к оплате. В этот пункт также включают налоги и другие дополнительные расходы;
- Условия поставки Инкотермс;
- Условия и сроки оплаты - реквизиты банковского счёта продавца, информация о способах оплаты, дате платежа и порядке передачи предмета сделки;
- Контактные данные для связи, включают в себя контактное лицо, номер телефона и адрес электронной почты для возможности уточнений по сделке;
- Подпись и печать - штамп компании-продавца с подписью уполномоченного сотрудника.
Существует два основных вида документа: коммерческий инвойс и инвойс-проформа.
Коммерческий инвойс является основанием для оплаты, используется при таможенном контроле для расчета пошлин, а также служит подтверждением легальности финансовых транзакций и основой для бухгалтерского учета. Его экспортёр обязательно отправляет вместе с отгружаемой партией товара. Помимо таможенного оформления, коммерческий инвойс также может служить договором и подтверждением факта купли-продажи. Однако, хотя коммерческий инвойс и подтверждает продажу, он не подтверждает право собственности на товар. Эта роль принадлежит коносаменту, который является правоустанавливающим документом на груз.
Инвойс-проформа содержит предварительную информацию об отгружаемом товаре. На момент выставления инвойс-проформы точные данные о количестве, артикулах или цене могут быть неизвестны). Такая форма также часто используется при предоплате или безвозмездной поставке. Но главным отличием является то, что проформа не содержит требования об уплате указанной в ней суммы, и юридически не является обязательным для оплаты. В первую очередь, проформа используется для предварительного информирования покупателя о предмете сделки, примерной стоимости и условиях поставки. Инвойс-проформа может использоваться для оформления кредитов, финансирования или как основание для последующего заключения договора и выставления коммерческого инвойса.
Таким образом главными отличиями коммерческого инвойса от проформы инвойса являются:
- Юридический статус: коммерческий инвойс является финальным платежным документом, обязательным для таможенного оформления и расчетов, тогда как проформа - предварительный документ;
- Окончательность данных: коммерческий инвойс содержит точные данные о поставке, а проформа - ориентировочные, из-за чего в проформе могут отсутствовать некоторые элементы;
- Назначение: коммерческий инвойс является основанием для проведения валютного и таможенного контроля, а проформа служит для информирования.
Использование и грамотное составление и заполнение инвойсов помогает предотвратить возможные споры и конфликты между контрагентами (продавцом и покупателем), а также обеспечивает соблюдение таможенных и налоговых требований. Поэтому важно, чтобы каждая компания уделяла должное внимание инструменту, обеспечивающему безопасность и прозрачность бизнеса.
Распространенные ошибки при составлении инвойса, которых следует избегать:
- Неточная или неполная информация. Предоставление неверных или отсутствующие данные в коммерческом инвойсе может привести к задержкам на таможне, штрафам или даже отказу в экспорте. Убедитесь, что вся информация предоставлена правильно, чтобы избежать задержек в процессе доставки;
- Расплывчатые описания товаров. Как уже упоминалось ранее, инвойс не должен содержать общие обозначения, такие как «детали», «образцы» или «электроника». Такая информация не подходит для таможенной классификации товара. Чёткое и подробное описание, включающее название товара, количество, материалы и назначение, помогает предотвратить задержки в оформлении и доставке и обеспечивает надлежащую обработку данных.
- Недооценка товаров. Намеренное занижение стоимости для уменьшения пошлин и налогов не только является неэтичной, но может привести к серьезным административным последствиям, штрафам или даже к конфискации груза. Достоверность всей указанной в инвойсе информации лежит на продавце (экспортере), который выставляет его покупателю.
