Инвойсом (англ. Invoice) называют документ, который используется в международной торговле, предоставляемый продавцом товара (услуг) его покупателю, и содержащий цену и стоимость за определенную партию товара (услуг). Инвойс является основным коммерческим документом, подтверждающим стоимость декларируемого товара. Инвойс может быть выписан как в бумажном, так и в электронном виде.
Наличие инвойса является обязательным условием для проведения таможенного декларирования и таможенного контроля при импорте либо экспорте товаров. На основании данных, указанных в инвойсе, производится определение таможенной стоимости декларируемой товарной партии, на основании которой рассчитываются таможенные пошлины, налоги и сборы.
Инвойс составляется продавцом обычно на английском языке или языке той страны, куда импортируется товар. Не существует строго регламентированного формата инвойса, поэтому он может иметь разный вид, но обычно представлен в виде текста и таблицы с обязательным указанием следующей информации:
- Дата составления и номер инвойса, помогающие идентифицировать и отслеживать инвойс;
- Информация о сторонах – реквизиты продавца и покупателя: полное наименование, юридический адрес и фактическое местонахождение, номер телефона и адрес электронной почты;
- Описание товаров или услуг – детальное указание того, что является предметом сделки: название, описание и характеристики, по которым покупатель может однозначно идентифицировать приобретаемый товар либо услугу;
- Количество и полная цена, указанная в валюте контракта. Если оплата происходит в другой валюте, то необходимо указать курс пересчёта. Позволяет увидеть стоимость каждого элемента и общую сумму к оплате. В этот пункт также включают налоги и другие дополнительные расходы;
- Условия поставки Инкотермс;
- Условия и сроки оплаты – реквизиты банковского счёта продавца, информация о способах оплаты, дате платежа и порядке передачи предмета сделки;
- Контактные данные для связи, включают в себя контактное лицо, номер телефона и адрес электронной почты для возможности уточнений по сделке;
- Подпись и печать – штамп компании–продавца с подписью уполномоченного сотрудника.
Существует два основных вида документа: коммерческий инвойс и инвойс–проформа.
Коммерческий инвойс является основанием для оплаты, используется при таможенном контроле для расчета пошлин, а также служит подтверждением легальности финансовых транзакций и основой для бухгалтерского учета. Его экспортёр обязательно отправляет вместе с отгружаемой партией товара. Помимо таможенного оформления, коммерческий инвойс также может служить договором и подтверждением факта купли–продажи. Однако, хотя коммерческий инвойс и подтверждает продажу, он не подтверждает право собственности на товар. Эта роль принадлежит коносаменту, который является правоустанавливающим документом на груз.
Инвойс–проформа содержит предварительную информацию об отгружаемом товаре. На момент выставления инвойс–проформы точные данные о количестве, артикулах или цене могут быть неизвестны). Такая форма также часто используется при предоплате или безвозмездной поставке. Но главным отличием является то, что проформа не содержит требования об уплате указанной в ней суммы, и юридически не является обязательным для оплаты. В первую очередь, проформа используется для предварительного информирования покупателя о предмете сделки, примерной стоимости и условиях поставки. Инвойс–проформа может использоваться для оформления кредитов, финансирования или как основание для последующего заключения договора и выставления коммерческого инвойса.
Таким образом главными отличиями коммерческого инвойса от проформы инвойса являются:
- Юридический статус: коммерческий инвойс является финальным платежным документом, обязательным для таможенного оформления и расчетов, тогда как проформа – предварительный документ;
- Окончательность данных: коммерческий инвойс содержит точные данные о поставке, а проформа – ориентировочные, из–за чего в проформе могут отсутствовать некоторые элементы;
- Назначение: коммерческий инвойс является основанием для проведения валютного и таможенного контроля, а проформа служит для информирования.
Использование и грамотное составление и заполнение инвойсов помогает предотвратить возможные споры и конфликты между контрагентами (продавцом и покупателем), а также обеспечивает соблюдение таможенных и налоговых требований. Поэтому важно, чтобы каждая компания уделяла должное внимание инструменту, обеспечивающему безопасность и прозрачность бизнеса.
Распространенные ошибки при составлении инвойса, которых следует избегать:
- Неточная или неполная информация. Предоставление неверных или отсутствующие данные в коммерческом инвойсе может привести к задержкам на таможне, штрафам или даже отказу в экспорте. Убедитесь, что вся информация предоставлена правильно, чтобы избежать задержек в процессе доставки;
- Расплывчатые описания товаров. Как уже упоминалось ранее, инвойс не должен содержать общие обозначения, такие как «детали», «образцы» или «электроника». Такая информация не подходит для таможенной классификации товара. Чёткое и подробное описание, включающее название товара, количество, материалы и назначение, помогает предотвратить задержки в оформлении и доставке и обеспечивает надлежащую обработку данных.
- Недооценка товаров. Намеренное занижение стоимости для уменьшения пошлин и налогов не только является неэтичной, но может привести к серьезным административным последствиям, штрафам или даже к конфискации груза. Достоверность всей указанной в инвойсе информации лежит на продавце (экспортере), который выставляет его покупателю.
